その他

2015-03-10

旧姓使用の取り扱い及び手続きについて

■旧姓使用できる文書等について

職場内での呼称、座席表、職員名簿、原稿執筆、人事異動通知書、出勤簿、休暇簿、諸手当の届出等の文書等に旧姓使用ができます。

なお、旧姓使用の申出をした場合は、原則として旧姓のみの使用となりますが、文書の性質上、戸籍上の氏と旧姓を併記することが必要な文書や併記した方が事務処理上効率的である文書については併記することになります。

■当分の間旧姓を使用することができない文書について

国の制度等により、戸籍上の氏名を使用することとされているものは、次のとおりです。

なお、その他にも旧姓使用が困難であると事務局長が認めるものについても、戸籍上の氏名を使用することとされています。

  • ・税金関係文書(源泉徴収票、扶養控除申告書、保険料控除申告書、配偶者特別控除申告書等)
  • ・共済事業関係文書
  •  (組合員証、被扶養者申告書、各種給付金請求書、各種福祉事業申込書、各種年金請求書等)
  • ・行政事件訴訟関係文書
  • ・財形貯蓄関係文書
  • ・保険関係文書(厚生年金、健康保険等の社会保険、雇用保険、生命保険等)
  • ・叙勲関係文書

上記のほか、銀行口座名義については旧姓使用ができないため、個人名義の口座への振込に必要な文書については、旧姓使用できません。

■旧姓使用の申請の手続き等について

本学において旧姓使用を希望する職員は、「旧姓使用申出書」を各所属部局の人事担当係(事務局においては、各部総務 担当係)を通じて総務部人事課へ提出してください。

戸籍上の氏と旧姓について職員の同一姓の確認がとれ次第、「旧姓使用通知書」が交付されます。職員はその後から旧姓を使用することができます。

なお、採用時又は改姓届提出時において、「旧姓使用申出書」を提出した場合には、届出の日から旧姓を使用することができます。この場合には、「旧姓使用通知書」は、省略されます。